25. Juni 2013

Projektfortschritt: „Wie weit bist du?“ – „Ich arbeite dran“



Das Projekt ist in der Entwicklung und die Implementierungsphase neigt sich langsam dem Ende zu. Der Projektleiter hat ein einigermassen grosses Projektteam und hat sich mit dem Team gut organisiert. Zweimal in der Woche gibt es ein Standup-Meeting, in dem die Arbeitsfortschritte und mögliche Probleme oder Hindernisse besprochen werden.
Jedes Teammitglied erzählt wie der Stand ist, was bei seinem Arbeitspaket noch offen ist und was erledigt wurde. Und nun kommt die klassische Antwort: „Ich arbeite dran“. Der Entwickler trifft weder eine Aussage über das was bereits erledigt wurde, noch eine über die verbleibenden Arbeiten. 

Indiz für Probleme

Solche Aussagen sind ein typisches Anzeichen, dass das Arbeitspaket möglicherweise aus dem Ruder läuft. Für den Projektleiter sind solche Aussagen hinsichtlich der Fortschrittsmessung nicht hilfreich, er kann den Fortschritt und auch den Restaufwand nicht einschätzen. Hinsichtlich Projektsteuerung sind diese  Aussagen aber enorm wichtig, weil der Projektleiter hier Handlungsbedarf erkennen kann. 

Umgang mit nichts aussagenden Antworten

Folgende Tipps für den Projektleitern im Umgang mit nicht aussagekräftigen Statusberichten der Entwickler:

  • Vielleicht möchte der Entwickler seinen „Misserfolg“ nicht im Plenum zugeben, deshalb persönliches Gespräch suchen
  • Tagesplan mit Entwickler festlegen und kleine Arbeitsschritte und Resultate definieren. Dann jeweils zweimal am Tag die erreichten Ziele überprüfen.
  • Expertenwissen organisieren: Manchmal sieht auch der Entwickler vor lauter Bäume den Wald nicht mehr. Hier kann ein Experte vom selben Fach Abhilfe schaffen und mit einem anderen Blickwinkel auf die Arbeit sehen.
  •  Regelmässige Reviews durchführen (mit Fachexperten)
  •  Im Notfall: Arbeitspaket an jemand anderen Übertragen und für den Betroffenen „überschaubarere“ Aufgaben festlegen (Diplomatisch sein!)
  • Motivation: Manchmal liegt es auch einfach an der Motivation und das Projektmitglied hat ein Durchhänger. Hier versuchen mit Motivation das Mitglied wieder ins Boot zu holen.

Fazit:

Praktisch in jedem Projekt gibt es Phasen, in denen einige Teammitglieder nicht richtig vorwärts kommen. Der Projektleiter sollte sich in solchen Situationen für die Betroffenen wirklich Zeit nehmen und gemeinsam mit dem Teammitglied einen Weg finden, aus dieser Situation herauszukommen. Das ist teilweise sehr zeitintensiv, vor allem bei grösseren Teams – Aber wenn das Team und jeder einzelne nicht performen kann, ist dem Projekt auch nicht geholfen.